Contus Økonomi AS personvernerklæring

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Contus Økonomi AS behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som leverandør av tjenester, i markedsføringsøyemed og i forbindelse med besøk på vår hjemmeside, www.contus.no.

Personvern er viktig i Contus Økonomi AS sine leveranser og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss. Daglig leder i Contus Økonomi AS er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av Contus Økonomi AS.

Hvilke behandlinger av personopplysninger foretas av CONTUS ØKONOMI AS?

1. Kunde- og leverandøropplysninger

Contus Økonomi AS behandler personopplysninger om kunder og leverandører i tillegg til eventuell tredjeperson som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser.

Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f).

Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos kunder og leverandører.

Personopplysningene lagres i en egen database og slettes fem år etter avslutning av kundeforholdet.

2. Markedsføring

Contus Økonomi AS behandler personopplysninger i markedsføringsøyemed. Disse personopplysningene kan bli utvekslet mellom Contus Økonomi AS og Contus Økonomi AS sine datter- og søsterselskaper, men vil ikke bli utlevert til andre virksomheter.

– Nyhetsbrev
Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev fra Contus Økonomi AS. Dette er frivillig og innebærer at du jevnlig mottar e-post med de nyhetsbrevene du har valgt å abonnere på. For å kunne sende nyhetsbrevene til riktig person er det nødvendig å registrere seg med navn og e-postadresse, eller gi samtykke skriftlig på annen måte.

Disse opplysningene lagres i en egen database og vil ikke bli videreformidlet til andre.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for oppbevaring av dine kontaktopplysninger. Contus Økonomi AS vil da slette din kontaktinformasjon fra adresselisten til det aktuelle nyhetsbrevet.

– Adressregister
Contus Økonomi AS lagrer kontaktinformasjon til potensielle kunder i en egen database. Opplysningene er hentet fra offentlig tilgjengelig kilder, eksempelvis virksomheters nettside. Formålet med denne behandlingen av personopplysninger er å drive markedsføring for våre tjenester og koordinere dette markedsarbeidet.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 bokstav f.

Personopplysningene knyttet til potensielle kunder slettes innen ett år etter at de ble lagt inn i databasen, så fremt det ikke etableres et kundeforhold – eller samtykke til lagring er gitt.

– Informasjonskapsler (Cookies)
På Contus Økonomis nettsider https://www.contus.no  logger vi informasjon om alle besøkende ved hjelp av Google Analytics. Informasjonen som logges er ikke knyttet opp mot den besøkende og kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson. Informasjonen samles inn for bedre å kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, slik kan vi tilpasse sidene optimalt til deg som bruker.

Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjonen lagres i en informasjonskapsel på din PC. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.

– Google Analytics
Informasjonskapselen på våre nettsider er fra Google Analytics (førsteparts cookie). Den er innstilt til å slettes automatisk etter 24 måneder hvis du ikke returnerer til nettstedet. Det er mulig å reservere seg mot all registrering i Google Analytics ved å installere et tillegg i nettleseren:

– Google Analytics Opt-out Browser Add-on

Contus Økonomi AS benytter analyseverktøyet Google Analytics for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsiden. Dataene som samles inn brukes for å optimalisere brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettsiden. I henhold til Googles retningslinjer for bruk av Google Analytics samles det ikke inn personlig informasjon om brukerne. Dataene som samles inn lagres på Googles servere. For å bli av med disse infomasjonskapsler vi rekomenderar verktøy Google Analytics Opt-out Browser Add-on .

3. Tjenesteområder

– RÅDGIVNINGSTJENESTER
Blant rådgivningstjenestene Contus Økonomi AS leverer er compliance og gransking, internrevisjon, transaksjonsstøtte, virksomhetsstyring, sikkerhet og beredskap m.m. Oppdragene for våre kunder kan innebære behandling av personopplysninger på vegne av våre kunder, herunder blant annet personalia, opplysninger knyttet til arbeidsforholdet, økonomiske opplysninger, familieforhold (tilknytning til politisk eksponerte personer), helseopplysninger, samt opplysninger om mulige straffbare handlinger.

Contus Økonomi AS vil i disse oppdragene være databehandler og inngår følgelig databehandleravtale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen vil sette rammene for Contus Økonomis behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristen for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale. Contus Økonomi AS bistår også kunden med å oppfylle kravene om konsesjon/meldeplikt der dette er nødvendig.

– REGNSKAPSTJENESTER
Contus Økonomi AS forestår hele eller deler av regnskapsføringen for kunder. Typiske personopplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, fødselsnummer og lønnsopplysninger.

Contus Økonomi AS vil i disse oppdragene være databehandler og inngår følgelig databehandleravtale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen vil sette rammene for Contus Økonomis behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristen for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale.

En databehandleravtale omtales også som oppdragsavtale

4. Kundekontroll og undersøkelser

Contus Økonomi AS er pålagt å gjennomføre kundekontroll i medhold av hvitvaskingsloven §§ 5, 6 og 15, samt å gjennomføre nærmere undersøkelser dersom det foreligger en mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling, jf. hvitvaskingsloven § 17.

Blant opplysningene som Contus Økonomi AS  er pålagt å behandle i denne forbindelse er navn/foretaksnavn, fødselsnummer/organisasjonsnummer, fast adresse, familieforhold (tilknytning til politisk eksponerte personer), og opplysninger knyttet til eventuell mistanke om straffbare forhold.

Behandling av personopplysninger knyttet til kundekontroll og en eventuell undersøkelsesplikt kan innebære behandling av sensitive personopplysninger, blant annet knyttet til straffbare forhold.

Etter hvitvaskingsloven § 22 er Contus Økonomi AS pålagt å oppbevare dokumenter benyttet i forbindelse med kundekontroll i minst fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift.

Dokumenter og opplysninger knyttet til kundekontroll og eventuelle undersøkelser etter hvitvaskingsloven § 17 oppbevares i egne databaser, beskyttet mot uautorisert tilgang fra uvedkommende og slettes innen ett år etter at oppbevaringsplikten opphører.

Under visse omstendigheter er Contus Økonomi AS også pålagt å utlevere opplysninger til Økokrim, eksempelvis dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling.

5. Personaladministrasjon

Contus Økonomi AS behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlinger er personopplysningsloven § 8 bokstav f.

Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos Contus Økonomi AS. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos Contus Økonomi AS, med mindre vedkommende blir ansatt.

Dine rettigheter

Contus Økonomis behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Dine rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven kapittel III og IV. Nedenfor presenteres noen av de mest sentrale rettighetene:

• RETT TIL INNSYN
  Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger Contus Økonomi AS foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.Dersom du er registrert i Contus Økonomis systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilke sikkerhetstiltak som foreligger ved behandlingen så langt slikt innsyn ikke svekker sikkerheten.Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne vareta egne interesser.
• RETTING OG SLETTING AV MANGELFULLE PERSONOPPLYSNINGER
  Dersom Contus Økonomi AS behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at Contus Økonomi AS skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene. Contus Økonomi AS skal om mulig sørge for at feilen ikke får betydning for deg, f.eks. ved å varsle mottakere av utleverte opplysninger.
• Sletting bør suppleres med registrering av korrekte og fullstendige opplysninger. Dersom dette ikke er mulig, og dokumentet som inneholdt de slettede opplysningene av den grunn gir et åpenbart misvisende bilde, skal hele dokumentet slettes.Contus Økonomi AS skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven § 18, § 22, § 25, § 26, § 27 og § 28 uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. Contus Økonomi AS skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Contus Økonomi AS har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket.

Personvernombudet er en frivillig ordning og administreres av Datatilsynet. Forespørsler om innsyn, retting og sletting, samt meldinger om avvik håndteres av personvernombudet.

Databehandleravtaler med kunder

Regnskapsforetaket kan gjennom sitt arbeid bl.a. komme i kontakt med og behandle følgende kategorier personopplysninger som i sin tur eies av regnskapsforetakets kunder:

Personopplysning	Formål med opplysningen
For- og etternavn	Identifikasjon for korrekt utbetaling av lønn og godtgjørelser herunder reiseregninger og utlegg. Identifikasjon for hendelser relatert til arbeidsforholdet og identifikasjon ved annen pliktig offentlig innrapportering.
Adresse privat	Kommunikasjon.
Adresse arbeidssted	Offentlig og intern rapportering.
Statsborgerskap	A-melding og sikre korrekte ytelser og trekk.
Bostedsland	A-melding og sikre korrekte ytelser og trekk.
Telefonnummer (fast)	Kommunikasjon.
Telefonnummer (mobil)	Kommunikasjon.
E-postadresse	Kommunikasjon.
Fødselsdato / nummer	Identifikasjon for utbetaling av lønn og godtgjørelser herunder reiseregninger og utlegg, arbeidsforhold, annen pliktig offentlig innrapportering.
Kjønn	Statistikkformål for styrets årsberetning, intern rapportering mv.
Ansattnummer / Arbeidsforholds ID	A-melding. Intern identifikasjon og kategorisering for tilordning i avdeligsregnskap mv.
Kontonummer i bank	Sikre korrekt utbetaling av lønn og andre ytelser.
Sivilstatus	Sikre korrekte ytelser og trekk som påvirkes av sivilstatus.
Ektefelle, herunder navn og fødselsnummer	Sikre korrekt skattemessig innrapportering av lønnsforhold, formuesforhold mv.
Pårørendeinformasjon	Kommunikasjon med pårørende om særskilte forhold ved akutt sykdom, dødsfall mv.
Stillingsbetegnelse / yrkeskode	A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.
Stillingsnivå, herunder stillingsprosent og timer pr uke. Dato for siste endring.	A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.
Arbeidstidsordning	A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.
Yrkesopplysninger av betydning for lønns og arbeidsvilkår	A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.
Utdannelse og praksis, herunder lønnsansiennitet.	A-melding og sikre korrekte ytelser og trekk.
Medlemskap i fagforeninger og andre yrkesrelaterte foreninger.	Sikre korrekte ytelser og trekk.
Dekket av tariffavtale, herunder lønnstrinn	Sikre korrekte ytelser og trekk.
Lønns- og provisjonsopplysninger, herunder avlønningstype og siste dato for avlønning.	A-melding og sikre korrekt utbetaling lønn.
Pensjonsopplysninger	Sikre korrekt pensjonsinnbetaling og pensjonsytelse.
Skattetrekksopplysninger	Sikre korrekt skattetrekk.
Forsikringsforhold, herunder dekningsomfang og nødvendige helseopplysninger (egenerklæringer mv)	Sikre korrekt forsikringsdekning etter avtale mellom arbeidsgiver og forsikringsselskap.
Fravær og permisjoner, herunder type og varighet.	Sikre korrekte ytelser og trekk. Offentlig innrapportering av sykepenger, permisjonsgodtgjørelse mv.
Ansettelses- og sluttdato, herunder start- og sluttdatoer ved fusjon og fisjon.	A-meldingen, lønnsberegninger og forsikringsordninger. Følge opp jubileum mv.
Sluttårsak, herunder oppsigelse og dødsfall.	Sikre korrekte ytelser og trekk. Statistiske formål.
Firmabil og andre naturalytelser	Sikre korrekt regnskapsrapportering og innberetning av fordel. Forsikringsdekningsformål.
Eierandeler i selskap	Aksjonærregstermeldinger
Rolle i selskap	Sikre korrekte ytelser og trekk. Interne rapporteringsformål. A-melding. Sikre korrekte opplysninger i årsregnskapet.
Vilkår i aksjonæravtaler	Sikre korrekt behandling aksjonærer i mellom.
Eiendeler i samboerskap	Sikre korrekt innberetning av skattemessige formål.
Gjeld / fordringer overfor arbeidsgiver, herunder vilkår for mellomregningen.	Sikre korrekt inn- og utbetaling samt avregning av renter og gebyrer.
Informasjon i regnskapsdokumentasjon om ansattes atferdsmønster, herunder kjøp av varer og tjenester og bevegelsesmønster	Godtgjørelse av utlegg pådratt i næringsvirksomhet eller føring av private utgifter på privatkonto.

Listen er ikke uttømmende og selskapet har internkontroll dokumentasjon på håndtering av utvidet liste og lovhjemmel for innhenting av informasjon.

Regnskapsforetaket bare behandler personopplysningene de får tilgang til som ledd i oppfyllelse av sine kontraktsforpliktelser overfor Kunden.

Kontaktinformasjon

Henvendelser kan rettes til e-post privacy@contus.lt, eller till Contus Økonomi AS, org. nr. 913 731 689, Storgaten 20, 3126 Tønsberg. Hvis henvendelse gjelder personopplysningene som samles og eies  av regnskapsforetakets kunder, Contus Økonomi AS i sin roll ab databehandler sender vidare henvendelse til kunden sin samt venter på instrukser fra denne.